? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ?共青科技職業學院學生檔案管理辦法

? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? 第一章??總則

第一條?為了加強學生檔案的管理，有效地保護和利用檔案，更好地為?社會選拔人才服務，根據《中華人民共和國檔案法》和相關法規，結合學校實際，特制定本辦法。

第二條?學生檔案是指學校在學生管理活動中形成的，記述和反映學生?個人經歷、德才能績、學習和工作表現的，以個人為單位集中保存起來以備查考的文字、表格及其他各種形式的歷史記錄。

第三條?學生檔案工作必須貫徹執行黨和國家有關檔案、保密的法規和?制度，嚴密保管，確保學生檔案的齊全、完整、準確與安全，有利于學生檔案的利用。?

第四條?學生檔案是用人單位全面了解和選拔使用人才的重要依據，是?高校檔案的重要組成部分。

第五條?學生檔案工作應納入學生所在二級學院、學生工作處、教務處?的管理制度和工作計劃，以及工作人員的職責范圍。學生所在二級學院、學生工作處、教務處在布置、檢查、總結本單位工作的同時，要布置、檢?查、總結學生檔案工作。

? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ?第二章??管理體制、職責

第六條?學生檔案歸口學工處管理，負責辦理學生檔案接收、歸檔、鑒?定、查閱、轉遞等相關事宜。

學工處學生檔案管理工作人員的職責是：

（一）保管國家計劃內招生的學生檔案。

（二）接收學生檔案材料。

（三）鑒別學生檔案材料。

（四）辦理學生檔案查閱、借閱和轉遞。

（五）為有關部門提供學生情況。

（六）做好學生檔案的安全、保密和保護工作。

（七）辦理其它有關事項。

第七條?學生所在二級學院、學生工作處、教務處應有一名負責人分管?學生檔案工作，并視情況配備與學生檔案相適應的工作人員，負責本單位學生檔案材料的收集、整理、歸檔和移交工作。

第八條?學生所在二級學院、學生工作處、教務處分管學生檔案工作負?責人的職責：

（一）貫徹執行國家關于檔案工作的法律、法規和規定，制定和健全?有關管理制度，確保學生檔案工作納入工作計劃、管理制度和從事學生工作人員的職責范圍。

（二）幫助解決學生檔案工作中的實際困難。

（三）督促本單位按檔案管理的要求，做好本單位歸口管理的學生檔?案材料的收集、歸檔和學生檔案的移交工作。

第九條?學生所在二級學院應在新生報到工作結束后兩個月內向學工?處移交新生分班名冊及其電子文檔；學生所在二級學院、教務處應及時將學生學籍異動通知書送交學生工作處。

第十條?學生所在二級學院在學生畢業前，提前二十天向學工處提交畢?業生檔案轉遞方式的紙質文檔和電子文檔。

? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? 第三章??歸檔范圍?

第十一條?檔案材料的歸檔范圍

（一）高中階段檔案材料的歸檔范圍（詳見每年高考考生檔案目錄）：?普通高等學校招生考生報名登記表；普通高等學校招生考生體格檢查表；?普通高等學校招生考生志愿表；高中畢業生登記表（含學籍評語、學籍管?理、成績登記、體檢表、家庭情況登記表、社會實踐活動登記表、體育合格情況登記表、身體素質測試登記表）；入黨入團材料等。

（二）在校期間檔案材料的歸檔范圍：

1.高等教育材料。入學登記表，畢業生登記表，鑒定表，成績單等。

2.入黨、入團材料。入黨志愿書（已批準轉正的）、入黨申請書、預?備黨員轉正申請書、?自傳、綜合性政審材料及有關證明、入黨積極分子考?察材料；取消預備黨員資格的組織意見（記載有組織意見的入黨志愿書可?歸檔）；入團志愿書、入團申請書、團員登記表、退團材料。

3.在校期間的獎勵材料。三好學生、優秀學生干部、優秀黨員、團員?等審批（呈報）表，先進事跡材料、先進事跡登記表等在校期間形成的表?彰材料。

4.違紀學生的處分材料。處分決定，免予處分的意見，上級批復，核?實（調查）報告，本人檢查、交代、對處分的意見，解除處分的有關材料；?法院判決書；復查甄別報告、決定（結論），上級批復等。

5.更改姓名、民族、出生日期、入黨入團時間等材料。個人申請、組?織審查報告及所依據的證明材料、上級批復等材料。

6.出國材料。因公（私）出國（出境）審查表、備案表，在國外表現?情況材料、學習情況材料或鑒定材料。

7.健康材料。高考招生體檢表，新生體檢表等。?8.其他有價值的材料。

? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ?第四章??對歸檔材料的要求

第十二條?歸檔材料必須注明學生所在二級學院、年級、班級和學號。?

第十三條?歸檔材料必須是辦理完畢的正式材料。

第十四條?歸檔材料必須完整、齊全、真實，文字清楚、對象明確，有?承辦單位或個人署名，有形成材料的日期。

第十五條?歸檔材料必須手續完備，凡規定由組織審查蓋章的，需有組?織蓋章；規定要同本人見面的材料（如審查結論、復查結論、處分決定或?意見、組織鑒定等），一般應有本人的簽字。特殊情況下，本人見面后未?簽字的，可由組織注明。

第十六條?歸檔材料原則上應使用國家統一規格?16K?的辦公用紙，材料?左邊應留出?2.5?厘米的裝訂邊。文字須是鉛印、膠印、油印或用藍黑墨水、黑色墨水、墨汁書寫。不得使用圓珠筆、鉛筆、紅色墨水、純藍墨水和復?寫紙書寫。

第十七條?歸檔材料應是原件，特殊情況存入復印件的，應在復印件上?注明原件保管單位，并加蓋公章。

第十八條?學工處對不符合歸檔要求的檔案材料，有權拒收或退還歸檔?單位，并限期改正后歸檔。

? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ?第五章??檔案的管理與責任追究

第十九條?教務處應在學生學籍變更后兩周內報學生工作處，學工處根?據學生學籍異動通知書及時完成學生檔案的移動工作，并在學生分班名冊?中做好變更記錄。

第二十條?任何單位和個人，均不得將歸檔材料外的材料歸入學生檔?案，更不得偽造檔案材料歸檔，否則，按《中華人民共和國檔案法》追究?法律責任。

? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ?第六章??檔案移交和檔案材料歸檔時間

第二十一條?新生檔案均由學生所在二級學院收集齊全，并于新生報到?工作結束后兩個月內，按學生分班名冊向學工處統一移交。新生檔案未收 到的，由學生所在二級學院負責與新生本人聯系，并通知學生工作處、招 生辦公室，由招生辦公室負責與新生原所在學校、教育部門或單位聯系，?盡快收齊并移交學工處。在日常工作中，學工處若發現學生進校前的檔案 材料不齊全、不完整情況或根本沒有，書面通知學生所在二級學院和招生 辦公室，由招生辦公室負責與學生原所在學校、教育部門或單位索取所缺 材料。自通知后三個月內，招生辦公室負責書面回復學工處索取新生檔案 情況。

第二十二條?在校期間形成的學生檔案材料，在檔案材料形成后一個月?內向檔案館歸檔；檔案材料形成后因各種原因沒有及時歸檔或歸檔時間已?在學生畢業前一個月內的，按第七章“對集中歸檔的要求?”辦理。

第二十三條?成批轉遞畢業生檔案時，各單位按第七章“對集中歸檔的?要求?”辦理。

? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ?第七章??對集中歸檔的要求?

第二十四條?集中歸檔的要求

（一）歸檔材料：

1.見第三章第十一條第二款。

2.畢業生登記表應加蓋相關主管部門的公章。?3.成績單應加蓋學校教務處公章。

（二）對歸檔材料的要求：

1.學生所在二級學院在檔案材料送到學工處之前，應把每位畢業生的?材料集中在一起。

2.將歸檔材料按專業、班級分開，并按學號的先后順序依次排列。

3.依照學工處的日程安排，按要求將檔案材料歸入每個畢業生的檔案?袋中。

4.學生所在二級學院將所缺材料以班為單位做好統計，列出明細清單，?交學工處備查。

5.以上各項工作均由學校所在二級學院分管學生工作的負責人組織人?員完成。

? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ?第八章??檔案的利用

第二十五條?查閱和借用檔案，應遵守以下規定：

（一）查閱學生檔案應填寫《查閱學生檔案證明》， 經所在二級學院?的黨支部負責人簽字、蓋章，方可查閱。

（二）單位應派工作人員到學工處查閱檔案，學生不能自行查閱檔案。

（三）檔案一般不外借，如必須借出使用時，要說明理由，經學工處?負責人批準后，方可借出，借出時間不得超過?3?天（含休息日）；借出檔?案不得擅自轉借他人。

（四）查閱和借用檔案應嚴格履行登記手續。

（五）學生所在二級學院只能查閱本二級學院的學生檔案；其它單位?查閱學生檔案，需經學工處負責人批準后，方可查閱。

（六）借用和查閱檔案的單位或個人不得擅自復制檔案的內容，確因?需要需從檔案中取證的，必須經學工處負責人批準后，才能復制。

（七）查閱檔案必須遵守保密制度和閱檔規定，嚴禁涂改、圈劃、抽?取、撤換檔案材料；查閱者不得泄露或擅自向外公布檔案內容，對違反者，?應視情節輕重，根據《中華人民共和國檔案法》給予處罰。

（八）學工處根據規定，確定是否提供或提供什么材料。

? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? 第九章??檔案的轉遞

第二十六條?學工處保管的學生檔案由學工處通過合適的方式轉遞或?派專人送取。用人單位人事部門辦事人員可憑單位介紹信領取檔案。

第二十七條?轉出檔案時，不得扣留檔案材料。

第二十八條?學生畢業時找不到檔案接收單位的，可以申請學工處暫時?保管，最長期限兩年。超過規定期限或未申請的學生檔案，學工處將按相關規定交由社會人事代理機構代為保管，費用由學生本人承擔。

? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? 第十章??附?則

第二十九條?本辦法自公布之日起施行。?

第三十條?本辦法由學工處負責解釋。