? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ?共青科技職業學院文件材料立卷歸檔規范

為規范學校文件材料立卷歸檔工作，根據《中華人民共和國檔案法》?《高等學校檔案管理辦法》《高等學校檔案工作規范》和《江西省檔案管理條例》等有關規定，制定本規范。

? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ?第一章?總?則

第一條??立卷歸檔原則

（一）歸檔的文件材料應齊全、完整，必須對學校和社會當前與長遠?具有參考作用、憑證作用和研究價值。

（二）歸檔的文件材料必須反映學校和單位的真實情況和各項活動的?全過程，保證完整、準確、系統。

（三）歸檔的文件材料必須遵循問題、時間、重要程度和文件材料的?自然形成規律，保持它們之間的有機聯系，并適當考慮各種文件材料的不?同特點和成套性，使案卷便于保管利用。

第二條??歸檔的主要內容和重點

（一）歸檔的主要內容包括黨群、行政、教學、科研、產品、基建、?儀器設備、出版、外事、財會等方面。

（二）黨群、行政檔案歸檔的重點以本校在黨群、行政管理活動中形?成的不同載體的文件材料為主，特別是全局性、綜合性的文件材料。上級機關針對學校的人或事的發文或者是指令性、指導性文件、通知、批復等，?應視為本校文件歸檔。

（三）教學檔案歸檔的重點是本校在教學管理和教學實踐各個環節活?動中形成的不同載體的文件材料。

（四）科研檔案歸檔的重點是本校承擔的科研項目（課題）在科研準?備、研究實驗、總結鑒定、申報獎勵、推廣應用等各個階段形成的不同載 體的文件材料，特別是研究實驗階段形成的作為研究結果依據的原始材料。

（五）基建檔案歸檔的重點是本校項目建設各個階段形成的不同載體?的文件材料，特別是包括竣工圖在內的全套圖紙。

（六）設備檔案歸檔的重點是本校儀器設備（價值?1?萬元以上的）在?其購置、驗收、調試、運行、管理、維修、改造、報廢等全部活動中形成?的不同載體的文件材料，包括全套隨機圖樣。

（七）外事檔案歸檔的重點是本校在重大涉外和國際合作項目、留學?生工作活動中形成的不同載體的文件材料。

（八）財會檔案歸檔的重點是本校在財務管理和會計活動中形成的不?同類型的具有長期保存價值的文件材料。

（九）出版檔案歸檔的重點是本校在編輯出版圖書、刊物、報紙、音?像出版物等活動中形成的不同載體的文件材料，尤其是出版物本身。

（十）聲像載體檔案歸檔的重點是本校各項活動中直接形成的聲像載?體材料，尤其是聲像載體材料的原件。

第三條??歸檔立卷要求

（一）立卷單位兼職檔案人員，應根據本單位文件材料的形成規律，?編制出分類類目，主動做好文件材料的收集積累，并按類目分別存放，以?便查找利用和立卷。

（二）文件的形成，必須符合文書處理的基本要求，禁止使用紅墨水、?純藍墨水、鉛筆、圓珠筆、復寫紙等書寫，所有字跡不得超過裝訂線，原?則上要求用計算機打印。

（三）凡應歸檔的文件材料若采用計算機管理而無紙質載體形式的，?必須打印成紙質材料，推薦使用?A4?紙，并連同U盤或光盤一起立卷歸檔。

（四）歸檔材料必須為原件（稿）。載體和書寫材料均須質地優良、?書繪工整、聲像清晰、規格統一、簽章完備，符合規范和標準。

第四條??立卷分工

（一）綜合性收文，分別由黨辦和校辦立卷歸檔；專業性的或具體業?務性的收文，由各承辦部門立卷歸檔。

（二）以黨委、學校名義對外發文及全校性、綜合性文件材料，分別?由黨辦、校辦立卷歸檔。

（三）以職能部門、二級學院名義的發文，由職能部門、二級學院立?卷歸檔。

（四）黨委和學校行政召開的代表大會、成員會、擴大會、辦公會所?形成的材料，分別由黨辦、校辦立卷歸檔。

（五）校內單位以黨委和學校行政的名義召開的全校性或專業性會議?所形成的材料，由主辦部門立卷歸檔。

（六）校內各單位向黨委或行政的請示、報告及相應的批復、批轉的?原件，分別由黨辦、校辦立卷歸檔；請示、報告的原稿及批復、批轉的復?制件，由報文單位作為資料保存。

（七）兩個以上部門共同辦理的文件材料，由主辦部門負責立卷歸檔??,?非主辦部門作為資料保存。與外單位合作完成的項目，若我校為負責單??位，經辦部門、二級學院須負責歸檔一套完整的檔案；若我校為協作單位?,?則只歸檔與承擔任務有關的部分。

（八）立卷歸檔涉及多個校內部門的，由主管職能部門歸檔，其他部?門向主管職能部門集中材料。

（九）各臨時機構、撤銷機構形成的文件材料，應在機構撤銷前將尚?未整理的文件材料及時立卷歸檔，并將其全部檔案及時按規定移交接收單 位。

（十）學校領導代表學校參加校外上級機關主管部門召開的重要會議?的發言稿和在校內的重要講話稿，分別由黨辦和校辦收集歸檔。

（十一）重要的人民來信來訪材料（記錄、批復、復信等），由承辦?單位立卷歸檔。

? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ?第二章?文件材料的分類組卷

文件立卷分類流程圖： 文件材料—> 分年度—>分類別—>分問題—>分保管期限。

第五條??運用文件材料名稱、作者、時間、地區等特征分類組卷。

（一）會議文件，按會議屆次組合，根據文件的數量，可以一會一卷、?一會數卷或數會一卷；

（二）人民來信材料，可按信件作者、信件的處理形式或信件所反映?的問題組合；

（三）統計、報表、名冊等文件，按照格式名稱組合，根據文件的數?量，可組成一卷或數卷；

（四）在學校管理和業務活動中形成的業務文件、調研材料等，一般?按單一問題組合。同一問題的請示與批復、轉發件與原件應組合在一起。

（五）工作計劃、總結等文件，一般可按責任者或名稱組合；

（六）簡報、刊物可按名稱一期一卷或數期一卷。

（七）科研文件材料，根據每個研究課題的材料多少，可組成一題一?卷或一題數卷。將最能反映課題概況的科研文件材料，如開題報告、論文、?專著、鑒定材料，成果申報與獲獎材料，科研投資與經費核算材料等整理?組成綜合卷，排放在研究課題全部案卷之首，其余科研文件材料按科研階?段依次系統整理組卷。

（八）基建文件材料，按工程項目組卷，一項一卷或數卷。管理性文?件材料排在整個項目首卷，其它材料按文件性質分別組成案卷。

（九）儀器設備文件材料，可每臺設備組成一卷或數卷。將最能反映?設備購置概況的文件材料，如申購報告、批復文件、論證文件、投資文件、?訂購合同、驗收報告、索賠文件等整理組成案卷，排放在各卷之首，其余?設備技術文件材料按設備的工作程序及重要程度，依次系統排列。

（十）出版類文件材料，以出版物名稱立卷，一刊組成一卷或數卷，?期刊視情況幾期一卷。注意分清年度，不可混年立卷。

（十一）財會文件材料，按照會計年度時間進行組卷。各種記賬憑證?按時間順序整理，組成一卷或多卷。不同年度的會計核算材料，不能放在?一起立卷。對于未了結的債權、債務及涉外的原始憑證，應單獨立卷。

（十二）其他文件材料，可根據具體情況進行組合。

?第六條??根據文件材料主題或類型組卷。

（一）同一主題或同一類型的文件材料應組合在一起。當同一主題或?同一類型的文件材料較多時，可以分成數卷，采用硬卷皮成卷或單份裝訂，?每卷厚度一般不超過?2?厘米或?200?頁。當問題單一，文件較少，又不便于 一起歸類時，可立薄卷。

（二） 科研、儀器設備、基建等檔案，采用科技卷殼。引進設備文件?用卷殼有困難的，可以按自然狀態保管。基建圖紙藍圖大于卷殼的，以手?風琴式折疊成四號圖紙規格，圖紙可以不裝訂。

第七條??跨年度文件材料的組卷。

（一）請示與批復，放在復文年立卷。如果沒有復文的，放在請示年?立卷。

（二）跨年度的規劃、計劃放在針對的第一年立卷。跨年度的總結，?放在針對的最后一年立卷。跨年度的會議文件放在會議開幕年立卷。

（三）回顧及紀念性文件，放在寫成年立卷。

第八條??專項類檔案（如科研、基建、儀器設備類檔案）按課題、項?目、類別、階段、結構、部件等分別組卷。

第九條??不同保管期限、密級的文件材料，原則上須分別組卷。

第十條??調卷。文件材料經初步組卷后，運用“多則分、少則合?”的?原則，調整定卷。對數量較多的材料可分為數卷，對重要的材料可劃分細?一些、組卷薄一些。

? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? 第三章?立卷程序

第十一條??卷內文件材料排列順序。

（一）在不影響文件有機聯系的情況下，同一內容的卷內文件可按永?久、定期先后排列。

（二）密不可分的文件材料應依序排列在一起：

1.卷內文件材料排列順序：按重要程度或時間順序排列，批復、批示?在前，請示、報告在后； 正件在前，附件在后；正本在前，定稿在后（定稿是指學校主要領導人親筆修改稿和負責人簽字的最后稿件）；轉發件在前，被轉發件在后；上級機關通知在前，上報材料在后；文字材料在前，?圖表在后；其它文件材料按時間順序排列。

2.基建類文件材料排列順序：文字材料在前，圖表在后。設計施工圖?或竣工圖按類別序號排列，即：地質圖、初步設計圖、建筑施工圖、結構?施工圖、水工圖、電工圖、更改圖等。

3.科研類文件材料排列順序：立題材料、成果材料在前，文字材料在?前，圖紙在后（圖紙按目錄或圖號排列）；特殊載體的文件材料在后。

4.儀器設備類文件材料排列順序：最能反映設備購置概況的文件材料?（申購報告、批復文件、論證文件、投資文件、訂購合同、驗收合同、索 賠文件等）排在各卷之首，其余文件材料按設備的工作程序及重要程度，?依次排列。

第十二條??編寫頁號、件號。根據實際需要，卷內文件應編頁號或件?號。成卷裝訂的卷內文件編頁號，按件裝訂的卷內文件編件號。成卷裝訂 的卷內文件無論單面或雙面只要有字跡，均應一面編寫一個頁號；頁號的?填寫位置在正面材料非裝訂線一側的右上角或背面左上角。頁號要求用鉛 筆填寫。不裝訂的案卷，應對卷內的每份材料，逐件編號。圖表和聲像材 料等也應在裝具或在聲像材料的脊背上，逐件編號。

第十三條??填寫卷內文件目錄。卷內文件目錄置于卷內文件之前，必?須用計算機打印。

（一）順序號：以卷內年份盒號文件排列先后順序填寫。例20240101

（二）文號：文件制發機關的發文字號。

（三）責任者：該文件的發文部門或署名者。

（四）題名：即文件標題，一般應照實抄錄，對文件材料原有題名不?能隨便更改和簡化。沒有題名或題名不能說明文件內容的文件，可自擬標 題（會議記錄應概括出主要內容）外加“[ ]”號。

（五）?日期：每份文件的形成時間，以?8?位阿拉伯數字標注年月日。?例：2002.3.10。

（六）頁號：填寫卷內每份文件的首頁號，至本份文件最末頁號。

（七）備注：對卷內文件變化做必要說明。

第十四條??擬寫案卷題名：案卷題名即案卷標題，由立卷人自擬。案??卷題名應簡明確切，結構完整，體式一致，一般不超過?50?個漢字。其常用??結構：作者─時間─問題（內容）─名稱（文種）。作者一般指卷內文件??主要責任者，要寫出全稱或通用簡稱，不得簡稱為“本校?”“上級機關?”?等。名稱（文種）應按重要程度順序標注幾種主要文件文種。除會議文件??外，不得用“XXX?文件材料”；除一般函件外，不得用“XXX?來往文書?”。

科研、基建、儀器設備、出版物類檔案題名可以是項目的名稱代詞、?代號及其組件、部件、階段的代號或名稱。

聲像材料應用文字標出內容、時間、地點、人物和制作者。?

第十五條??填寫案卷封面。

（一）全宗名稱：填寫“共青科技職業學院”。

（二）類目名稱：類目名稱指全宗內分類方案的第一級類目名稱。在?一個全宗內應按統一的方案分類，并應保持分類體系的穩定性。

（三）案卷題名：案卷題名書寫或打印時，應注意居中、對稱。

（四）卷內文件起止日期：卷內文件最前一份的日期至最后一份的日?期。

（五）保管期限：依據保管期限表，確定案卷的保管期限。

（六）件、頁數：按照案卷內實際的件、頁數填寫。

（七）密 級：按卷內密級最高的文件材料填寫。

第十六條??填寫卷內備考表。卷內備考表位于卷內文件之后，由本卷?情況說明、整理人、檢查人、時間組成。卷內備考表，必須用碳素墨水筆填寫。

（一）本卷情況說明：填寫卷內文件缺損、修改、補充、移出、銷毀?等情況。若無說明，也應將整理人、檢查人的姓名和時間寫上。案卷立好以后發生或發現的問題，由有關的檔案管理人員填寫并簽名、標注時間。

（二）整理人：負責整理歸檔文件的人員姓名。

（三）檢查人：由負責人對案卷質量進行檢查后簽名。

（四）時間：填寫整理完畢的日期。

第十七條??編制檔號。各部門整理人將整理完畢的案卷交學校檔案館，?由檔案人員按規定統一編制檔號。

第十八條??編制案卷目錄。裝裱好的案卷，經過分類排列和編號以后，?按照排好的順序，登入案卷目錄。填寫時按照案卷封面上的內容和已固定的案卷順序，逐卷進行登記。案卷目錄一式三份，其中兩份報送學校檔案?館。

第十九條??案卷進盒。案卷整理完畢，按檔號順序裝盒。

第二十條??編寫立卷說明。立卷說明是立卷部門在每年立卷歸檔工作?結束后，對當年的機構、主要職能活動、立卷歸檔情況和文件材料的內容 所作的簡介。由立卷部門基本情況和立卷歸檔情況兩部分組成。立卷說明 一式兩份，其中一份報送學校檔案館。

? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? 第四章?歸?檔

第二十一條??各類文件材料立卷歸檔時間。

（一）黨政部門和能按年度歸檔的單位在次年六月底以前完成立卷歸?檔工作。

（二）教學單位和能按教學年度歸檔的部門應在次年十一月前完成立?卷歸檔工作。

（三）科研、基建項目和專題性、成套性檔案，在項目完成通過鑒定?驗收后兩個月內完成立卷歸檔工作。

第二十二條??案卷移交。

（一）立卷完成，須經立卷部門檔案工作分管領導審查簽字。

（二）立卷部門需填寫移交目錄清冊，一式兩份。

（三）案卷經檢查合格后向檔案館移交。交接雙方應辦理交接簽字手?續。對不符合質量要求的案卷，應由立卷部門重新整理后歸檔。