? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ?共青科技職業學院電子文件歸檔暫行管理實施細則

? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ?第一章?總??則

第一條??為適應學校信息化建設需要，規范我校電子文件的歸檔與管?理工作，根據國家檔案局第?6?號令《電子公文歸檔管理暫行辦法》和《高等學校電子文件歸檔與管理辦法（征求意見稿）》等有關法律法規，特制定?本辦法。

第二條??本辦法所稱電子文件是指本校在從事教學、科研、黨政管理?等活動中形成多種類型的，在數字設備及數字環境中生成，以數碼形式存儲于磁盤、光盤、硬盤等數字載體，依賴計算機數字設備閱讀、處理和提?供利用，并可在通信網絡上傳送的數字格式文件。

第三條??為了確保電子文件的完整、準確、系統和安全，便于開放利?用，學校各單位將所制作的電子文件一律移交學校檔案館集中統一管理。

第四條??基本術語解釋

（一）歸檔電子文件：指具有參考和利用價值并應作為檔案保管的電?子文件。

（二）電子檔案：指歸檔保存在檔案部門并作為檔案提供利用的數字?格式文件。

（三）邏輯歸檔：指在網絡計算機上執行，不改變原電子文件的存儲?方式和位置而實現的將電子文件的管理權限移交給檔案管理部門的工作過程。

（四）物理歸檔：指把電子文件從原來的系統中提取出來，以集中管?理的方式保存到新的可脫機保存的存儲設備或數字載體上，向檔案部門移交檔案的過程。

? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ?第二章?管理體制和職責

第五條??校檔案館負責學校各單位電子文件歸檔管理的監督和指導。

第六條??校內各單位要明確指定電子文件歸檔管理工作的分管領導，協調解決實際問題。

第七條??電子文件形成、處理、收集、整理、移交等工作，由電子文?件形成單位負責，應將電子文件移交到檔案部門前的工作納入電子文件承辦人的崗位職責，以確保電子文件的真實性、完整性和有效性。

第八條??電子文件形成單位配備的專兼檔案員，應具有政治覺悟、業?務能力強、網絡計算機技術能力強的素養，開展電子文件的收集、整理和移交等工作。

? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ?第三章?電子文件的積累與收集

第九條??電子文件形成單位應對具有查考利用價值的電子文件定期制?作備份，并及時拷貝到脫機保存的載體上，標明文件名稱、類別、形成時間，存入專用裝具內，不斷積累，妥善保管。采用物理歸檔方式移交到檔?案部門的電子文件，移交單位仍需保留一年后方可刪除或銷毀。

第十條??電子文件的日常管理

（一）建立文件夾

內容相同或相近的電子文件，應放在一個文件夾中。

（二）有序排列

平時產生的電子文件，應該簡單分類、使之有序化。

（三）分類方法

按文件格式，可按照文本件、圖像文件、數據文件、圖形文件、影像?文件進行分類，在每一格式內按時間進行排列。

（四）登記

平時收集積累的電子文件，要及時登記在《電子文件登記表》（見附件?1）。《電子文件登記表》應與電子文件同時保存。

（五）拷貝另存

為避免電腦故障或其他特殊原因造成電子文件的丟失損壞，及時拷貝?致電脫機保存的形體上。

第十一條??收集積累的電子文件類型

（一）電子文件稿本

電子文件按其稿本分為草稿、定稿和正式電子文件。

1.草稿電子文件：電子文件形成過程中的起草稿件，對于特別重要需?要保存起草過程的文件的歷次草稿若需要保存時，每一稿應以不同標識加以區別。

2.定稿電子文件：采用計算機起草文件時形成的最后一稿電子文件，?記錄了文件的最后修改結果，有重要憑證價值，收集時需落實必要的簽字手續，明確公文擬稿、核稿、簽發等環節的責任者。

3.正式電子文件：將修改、簽發完的定稿電子文件正式制作完畢，能?行使其文件的職能，其標識應以正式文件文號注明。主要收集積累定稿和正式版本的電子文件，草稿視情況自行決定是否保存。電子文件稿本代碼?為：M—草稿性電子文件；U—非正式電子文件；F—正式電子文件。

（二）電子文件信息類型

需要收集積累的電子文件類型有文本文件、圖像文件、圖形文件、影?像文件、聲音文件、多媒體文件、超媒體鏈接文件、程序文件和數據庫文件。

1.文本文件：指用計算機文字處理技術形成的文字文件、表格文件等。?文字型電子文件以?XML、RTF、TXT、PDF?為通用格式。

2.圖像文件：指用掃描儀、數碼相機等外部設備獲得的靜態圖像文件。?掃描型電子文件以?JPEG、TIFF?為通用格式。

3.圖形文件：指采用計算機輔助設計或繪圖工具獲得的靜態圖形文件。?對用計算機輔助設計或繪圖等設備獲得的圖形電子文件，收集時應注明其軟硬件環境和相關數據。

4.影像文件：指用數碼攝像機、視頻采集卡等視頻設備獲得的動態圖?像文件。要歸檔的視頻和多媒體電子文件以?MPEG、AVI為通用格式。

5.聲音文件：指用音頻設備獲得并經計算機處理的文件，歸檔時應注?意收集其屬性標識和相關軟件。音頻電子文件以?WAV、MP3?為通用格式。

6.超媒體鏈接文件：指用計算機超媒體鏈接技術制作的文件。

7.數據庫文件：指用計算機軟硬件系統進行信息處理等過程中形成的

各種管理數據、參數等。數據庫文件以?DBF、XLS?文件為通用格式。

8.計算機程序：指計算機使用的商用或自主開發的系統軟件、應用軟?件等。

對用專用軟件產生的電子文件原則上應轉換成通用型電子文件，如不?能轉換，收集時則應連同專用軟件一并收集歸檔。

（三）電子文件載體類型

存儲電子文件的主要載體又有光盤、U盤、硬盤、網絡存儲器等類型

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? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ?第四章??電子文件的歸檔與鑒定

第十二條??歸檔要求

（一）歸檔的電子文件必須真實有效，文本文件以最后定稿歸檔。圖?形文件更改，須將與當時技術狀態一致的版本歸檔。

（二）歸檔的電子文件必須完整、準確、系統、安全、視聽正常、無?病毒、無機械損傷。

（三）歸檔的電子文件必須按照統一要求轉換為標準的文本文件格式，?保證日后能順利讀出。外來文件還要具有系統兼容性。

（四）歸檔電子文件必須經過演示、檢測、整理和編輯，劃分保管期?限，保證其內容與文件正本相一致，為利用提供方便。

（五）歸檔電子文件必須備份。一份封存，一份提供利用。

（六）歸檔電子文件和相應的紙質文件一同歸檔。電子文件形成單位?應對歸檔的電子文件編制歸檔說明，說明U盤、光盤中存儲文件的內容，

運行的軟硬件環境、版本號、文件的完整性和準確性等。歸檔說明一式兩 份，移交部門和檔案館雙方簽字后各保存一份備查。

（七）邏輯歸檔可在文件處理完畢后隨時進行，把電子文件下載到可?脫機保存的載體上。物料歸檔應按照紙質文件的規定完成。

第十三條??歸檔范圍

電子文件的歸檔范圍參照高校紙質檔案歸檔范圍進行確定。各部門形?成的有重要參考利用價值的數據庫文件和相關軟件、多媒體課件、超媒體鏈接文件（WEB?網頁）、數字化的影像文件、聲音文件、CAD?圖形文件等，?均屬于電子文件的歸檔范圍。

第十四條??歸檔時間

電子文件的歸檔可以采取實時歸檔，也可以定期歸檔。

采用定期歸檔的電子文件在次年?3?月底以前由電子文件形成單位將辦?理完畢的電子文件向檔案館移交歸檔。

第十五條??電子文件鑒定。電子文件鑒定是在歸檔前、移交時和期滿?后進行。

（一）真實性、完整性、有效性的鑒定

真實性鑒定是指對電子文件的內容、結構和背景信息進行鑒定，確認?其與形成時的狀況一致。

完整性鑒定是指對電子文件的內容、結構、前景和元數據等有無缺損?進行鑒定，確保檔案材料無丟失現象。

有效性鑒定是指電子文件應具備的可理解性和可被利用性，包括信息?的可識別性、存儲系統的可靠性、載體的完好性和兼容性等。

電子文件易于修改，對系統的依賴性強，簽訂時必須特別仔細，以保?證檔案的真實、完整、有效。

電子文件的鑒定工作，應包括對電子文件內容，結構、可讀性的技術?鑒定以及確定電子文件的密級、歸檔范圍和劃定保管期限等。

（二）電子文件保管期限和密級的劃分工作應參照國家關于紙質文件?材料密級和保管期限的有關規定執行。電子文件的背景信息和元數據的保 管期限應當與內容信息的保管期限一致。應在電子文件的機讀目錄上逐件 標注保管期限的標識。

（三）電子檔案的鑒定銷毀按照《共青科技職業學院檔案鑒定與銷毀?的規定》執行，屬于保密范圍的歸檔電子文件，如存儲在不可擦除的載體?上，應連同存儲載體一起銷毀，并在網絡中徹底清除。不屬于保密范圍的?歸檔電子文件可進行邏輯刪除。

? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? 第五章??歸檔電子文件的移交與接收

第十六條??電子文件的形成單位按時將歸檔的電子文件移交到檔案部?門集中保存，移交采用邏輯歸檔和物理歸檔兩種方式，重要的電子文件在?移交前應做紙質拷貝。

第十七條??邏輯歸檔的電子文件，通過校內辦公自動化系統來進行。?由學校黨委辦公室和學校辦公室將校內文件和外來文辦理完畢后，直接轉?發到校檔案館，由檔案館及時將它轉化為電子檔案，并定期保存到脫機存?儲設備上。

第十八條??物理歸檔的電子文件，移交時要對應歸檔的每套載體及其?技術環境進行檢驗，合格的方可辦理移交手續。歸檔時，應重點檢查以下?項目：

（一）有無劃痕，是否清潔；

（二）有無病毒；

（三）核實歸檔電子文件的真實性、完整性、有效性檢驗及審核手續；

（四）登記表、軟件、說明資料等是否齊全；

（五）特殊格式的電子文件，應核實其相關的軟件、版本、操作手冊?等是否完整。

凡檢驗不合格的，應及時退回形成單位重新制作，并再次對其檢驗。 檢驗合格的分別由移交單位和接收單位填寫《高等學校歸檔電子文件登記?表》，雙方簽字蓋章。登記表一式兩份，一份交電子文件形成單位，一份由?校檔案館自存。

? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? 第六章?歸檔電子文件的整理

第十九條??檔案館應按照電子檔案管理方法對接收進館的電子文件進?行分類、整理和編目。

（一）把帶有歸檔標識的電子文件按載體和文件類別代碼進行相對集?中分類組織存儲載體。

（二）歸檔電子文件以件為單位進行整理，整理方法按《共青科技職?業學院歸檔文件整理規則》進行整理。

（三）電子文件的分類方案按《共青科技職業學院檔案實體分類方案》編制實體分類號。

（四）存放載體的編號方案為：存儲載體類型代碼—文件格式代碼—?順序號。

存儲載體類型代碼為：GP-光盤；UP-U盤；YP-硬盤等。

文件格式代碼為：T-文本文件；I-圖像文件；G-圖形文件；V-影像文?件；A-聲音文件；O-超媒體鏈接文件；D-數據庫文件；P-程序文件等。電?子文檔編號方案為載體編號—文件件號。

（五）把通過分類的電子文件按存放載體編號重新排列，將必要著錄?項目輸入計算機數據庫內，編制機讀目錄和簡要的檢索工具。其基本著錄?項目包括：序號、題名、責任者、文號、文件形成時間、全文標識、實體?分類號、電子文檔號（盤號及件號）、密級、保管期限、硬件和軟件環境等?著錄內容。歸檔電子文件的著錄應符合國家檔案著錄規則的基本要求。

? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? 第七章??電子檔案保管、統計與利用

第二十條??本館對電子檔案制作二套，一套封存保管，一套查閱利用。

第二十一條??以載體保存的電子檔案，每兩年要抽檢一次，抽檢率不?低于?10%，發現問題要及時采取恢復措施。

第二十二條??電子檔案保管應至少每?5?年轉存或遷移一次。原載體同?時保留時間不少于?2?年。

第二十三條??電子檔案的復制與遷移分為相同載體的原樣復制和不同?載體的轉換復制。相同條件下，要優先考慮載體的可靠性和先進性。

第二十四條??磁性載體上的歸檔電子文件，每?4?年要復制轉存一次。 需搶救的光盤應及時復制，原載體保留時間不少于?4?年。

第二十五條??保管的歸檔電子文件要采用專門的保護設備和保護技術?手段。歸檔電子文件載體應直立存放于防磁、防光、防塵、防有害氣體的 裝具中，溫度控制在?17℃—20℃;?相對濕度控制在35%—45%，距離強磁場?10?米以上。

第二十六條??提供網絡化利用的電子檔案應隨著檔案管理信息系統功能的擴充及其設備的更新，及時做數據遷移和轉換，并填寫《共青科技職?業學院歸檔電子文件遷移登記表》。

第二十七條??歸檔電子文件的利用

（一）封存的電子檔案不得利用和外借，利用時要使用電子檔案的復?制件。

（二）電子檔案查閱利用時應遵守保密規定。對具有保密要求的歸檔?電子文件一般不在網上提供利用，確有必要以聯網方式利用時，應嚴格遵?守國家和學校的有關保密規定，并采取穩妥的安全保密措施。

第二十八條??電子文件的保管期限參照國家、教育部和本校制定的紙?質文件材料保管期限的有關規定執行。超過保管期的電子檔案要銷毀，需?請有關部門和檔案館審核，編制銷毀清冊，經主管校領導批準后方可銷毀，?并要確保載體與信息的徹底銷毀。

第二十九條??屬于保密范圍的歸檔電子文件，如存儲在不可擦除的載?體上，應連同存儲載體一起銷毀，并在網絡中徹底清除。不屬于保密范圍 的歸檔電子文件可進行邏輯刪除。

第三十條??檔案館應及時按年度對歸檔電子文件的接收、保管、利用和鑒定銷毀情況進行統計。